گزارش کاراموزی درباره مدخلی بر مفهوم مدیریت

دسته بندي : علوم انسانی » مدیریت
گزارش کاراموزي درباره مدخلي بر مفهوم مديريت در 42 صفحه ورد قابل ويرايش


فهرست

عنوان صفحه

مقدمه 1
برنامه ريزي 3
اهميت و ضرورت برنامه ريزي جامع در سازمان 5
تكنيكهاي برنامه ريزي 8
برنامه ريزي نيروي انساني 11

روش تجزيه و تحليل هدفها و فعاليتها 12

روش نرخ روند 13

سازماندهي 17

الگوهاي جديد ساخت سازماني 18

كنترل و نظارت در سازمان 23

طراحي سيستم كنترل 25

هدايت و انگيزش 29










مقدمه

مدخلي بر مفهوم مديريت

شايد يكي از مهمترين فعاليتها در زندگي اجتماعي بشر امروز را بتوان مديريت دانست. در عصر حاضر به مدد اين فعاليت است كه مأموريتها و اهداف سازمانها تحقق مي يابند. از منابع و امكانات موجود بهره برداري مي شود و توانايي و استعداد انسانها از قوه به فعل در مي آيد. مديران در انجام وظايف خود فرايندي را دنبال مي كنند كه شامل اجزايي چون برنامه ريزي، سازماندهي، نظارت و كنترل، انگيزش، ارتباطات، هدايت و تصميم گيري است. مجموعة اين فعاليتهاست كه مديريت را شكل مي دهد و هماهنگي و نيل به هدفها را ميسر مي سازد.

صاحبنظران مديريت را هنر انجام امور به وسيلة ديگران توصيف كرده و بر نقش ديگران و قبول هدف از سوي آنان تأكيد ورزيده است. گروهي مديريت را علم و هنر هماهنگي كوششها و مساعي اعضاي سازمان و استفاده از منابع براي نيل به اهداف معين توصيف كرده اند. گروهي ديگر مديريت را در قالب وظايفي چون برنامه ريزي، سازماندهي، هماهنگي و… بيان نموده اند. يكي از علماي مديريت و اقتصاد مديريت را تصميم گيري دانسته و اين وظيفه را بهترين و اصيلترين نقش مدير قلمداد نموده است. عالم ديگري بر نقشهاي مدير از ديدگاه تازه تري نگريسته و براي مدير وظايف و نقشهايي چون رهبري سازمان، منبع اطلاعاتي، و عامل تصميم گيري و رابط با ساير سازمانها بر شمرده است. انديشمندان ديگر نيز نقش هاي هشتگانه اي را براي مدير بر شمرده اند كه در فصل يكم به آنها اشاره خواهد شد.


برنامه ريزي

برنامه ريزي جامع( استراتژيك)

نويسندگان و انديشمندان مديريت هر كدام تعريف خاصي از اين نوع برنامه ريزي ارائه داده اند كه شايد بتوان همة آنها را در اين تعريف خلاصه كرد كه برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است در جهت تجهيز منابع سازمان و وحدت بخشيدن به تلاشهاي آن براي نيل به اهداف و رسالتهاي بلند مدت، با توجه به امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني. البته بايد يادآور شد كه برنامه ريزي استراتژيك قبل از آنكه يك تكنيك و فن باشد يك نحوة تلقي و باور است كه مديران را به تفكر دراز مدت و آينده نگري و پيش بيني افقهاي دور ترغيب مي كند.
خصوصيات برنامه ريزي استراتژيك

1ـ برنامه ريزي جامع، انعكاسي از ارزشهاي حاكم بر جامعه است. جهان بيني ها، اعتقادات و سنتهاي جامعه در برنامه ريزي جامع منعكس مي شود.

2ـ برنامه ريزي جامع معطوف به سؤالات اصلي و مسائل اساسي سازمانها است. سؤالاتي از اين قبيل كه« برنامه هاي امروز سازمان چيست و برنامه هاي آتي چه بايد باشد؟»« امروز كجا هستيم و جهت گيريهاي آينده چيستند؟»«امكانات و منابع سازمان در آينده چه وضعيتي دارند و بايد مصروف چه اهدافي گردند؟»… در برنامه ريزي جامع مطرح مي شوند.

3ـ برنامه ريزي جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبيين رسالتهاي سازمان مديران را در انجام فعاليتهايشان هم جهت و هماهنگ مي سازد.

4ـ برنامه ريزي جامع داراي ديد دراز مدت است و افق هاي دورتري را در سازمان مطرح مي سازد. برنامه ريز در اين نوع برنامه ريزي به آينده هاي دور مي انديشد و مي كوشد تا موقعيت سازمان را در بلند مدت ترسيم نمايد.

5ـ برنامه ريزي جامع، عمليات و اقدامات سازمان را در دوره هاي زماني بالنسبه طولاني هماهنگ نموده و به آنها پيوستگي و انسجام مي بخشد.

6ـ برنامه ريزي جامع در سطوح عالي سازمان شكل مي گيرد، زيرا در اين سطح است كه تقريباً به طور همه جانبه اي اطلاعات لازم در مورد امكانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمركز است.

7ـ برنامه ريزي جامع، فراگير بوده و برنامه هاي عملياتي سازمان را در بر مي گيرد و به آنها جهت مي بخشد.

8ـ برنامه ريزي جامع امكانات و محدوديتهاي دروني و بيروني سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پيش بيني هاي خود را انجام مي دهد.
اهميت و ضرورت برنامه ريزي جامع در سازمان

در سنوات اخير با تغييرات شگفت آوري كه سازمانها را احاطه كرده است، مديران به فراست دريافته اند كه با تعيين و تبيين اهداف و مأموريتهاي سازمان در دراز مدت بهتر مي توانند برنامه هاي خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر كار مي كند و نسبت به محيط خود واكنشهاي مناسبتري نشان مي دهد. از اين رو استفاده از برنامه ريزي استراتژيك و جامع به عنوان يك ضرورت در سازمانها مطرح گرديده است. به كمك اين برنامه ريزي، مديريت قادر مي شود جهت گيريهاي خود را در آينده معين ساخته و سازمان را در مقابل تغييرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ريزي جامع به مدير كمك مي كند تا تصوير روشني از سازمان و هدفهاي آن به دست دهد و فعاليتهاي سازمان را در لواي استراتژي واحدي هماهنگ سازد.
فرايند برنامه ريزي جامع
1ـ تعيين و تدوين اهداف آينده سازمان

2ـ شناخت اهداف و استراتژيهاي موجود سازمان

3ـ تجزيه و تحليل شرايط محيطي سازمان

4ـ تجزيه و تحليل منابع و امكانات سازمان

5ـ شناخت وضع موجود سازمان

6ـ تعيين تغييرات مورد لزوم در استراتژيها

7ـ تصميم گيري در مورد استراتژي مطلوب

8ـ اجراي استراتژي جديد

شبكه مي نامند، و امروزه در پروژه هاي عملياتي كاربرد فراوان دارد.
برنامه ريزي نيروي انساني

برنامه ريزي نيروي انساني بخشي از برنامه ريزيهاي كلي سازمان بوده و هدف آن تشخيص و تأمين كادر مورد نياز با توجه به تغيير و تحولات سازمان در آينده مي باشد. برنامه ريزي نيروي انساني در دو مرحله انجام مي پذيرد: مرحلة اول، برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني در تمامي رده ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه مي باشد. مرحلة دوم، برنامه ريزي تأمين نيروي انساني براي رفع نيازهاي سازمان است. در مرحلة اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلي لازم بوده و در مرحلة دوم، برنامه ريزي وضعيت خدمتي ضرورت پيدا مي كند.

بر اساس برنامه ريزي كلي سازمان است كه مي توان برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني را آغاز كرد و فهرستي از كادر مورد نياز به دست داد. اين فهرست در مقايسه با پرسنل موجود و با عطف توجه به ارتقاي شغلي، خروج از خدمت و امثال آن مي تواند نيروي انساني مورد نياز نهايي را تعيين كند. پس از آن، كوشش برنامه ريز بر آن است كه در تأمين اين نيرو، راههاي ممكن را پيش بيني و مشخص سازد.



برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني

برنامه ريزي احتياجات نيروي انساني را به دو طريق مي توان انجام داد:

الف: روش تجزيه و تحليلي فعاليتها و هدفها.

ب: روش نرخ روند.

روش تجزيه و تحليل هدفها و فعاليتها

اين روش با تجزيه و تحليل تفصيلي و جزء به جزء برنامه هاي سازمان آغاز مي شود. هر كوششي در جهت تعيين نيازهاي نيروي انساني بدون انجام اين مرحله، بي نتيجه خواهد بود و مسلماً در صورتي كه سازمان فاقد برنامه بوده يا برنامه هاي دقيقي براي فعاليتهاي آتي خود نداشته باشد، اين امر در تعيين نيازهاي پرسنلي نيز تأثير منفي به جاي خواهد نهاد.

به طور خلاصه در روش تجزيه و تحليل هدفها و فعاليتها، بايد هدف و فعاليتهاي اصلي برنامه را در نظر گرفته و آنها را تجزيه كرد تا به كوچكترين جزء كه شغل هاي مورد نياز است رسيد، و سپس با استفاده از استاندارد كار، تعداد مشاغل مورد نظر را بدست آورد.





روش نرخ روند

روش نرخ روند در پيش بيني نيازهاي نيروي انساني متكي بر ثبات و عدم تغيير در شرايط محيط سازماني است. اين روش استانداردهاي موجود نيروي انساني را پذيرفته و آنها را به برنامه هاي آتي تعميم مي دهد. به عنوان مثال در روش نرخ روند:

تعداد كاركنان را بر اساس تعداد واحدهاي توليد،

تعداد فروشندگان را بر اساس ميزان فروش،

تعداد كاركنان اداري را بر اساس ميزان كارهاي اداري،

و تعداد سرپرستاران را بر اساس تعداد كاركنان،

سازماندهي

سازماندهي پويا

عصر ما، عصر سازمانهاي بزرگ و پيچيده است، و مدير امروز بايد از چگونگي سازماندهي و نحوة ايجاد اين سازمانها و اصلاح و تغيير آنها آگاه باشد. براي نيل به هدفها، سازماندهي گامي ضروري است و به كمك اين فعاليت است كه هدف كلي و مأموريت اصلي سازمان در قالب هدفهاي جزئي تر و وظايف واحدها شكسته شده و تحقق آن ميسر مي شود. در سازماندهي، وظايف و اختيارات و مسئوليتهاي واحدها و پست ها مشخص شده و نحوة هماهنگي و ارتباط بين آنها معين مي شود. سازماندهي فعاليت مستمر و مداومي است كه مدير همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحي سازمان در ابتداي آن نمي شود. از اين رو است كه بعضي از صاحبنظران سازمان و مديريت، اين وظيفه مدير را سازماندهي مجدد يا فرايند انتخاب دائم نام نهاده اند. به زعم آنان در محيط متغير و متحول امروز مديران بايد بطور مستمر ساختار سازماني خود را با شرايط محيطي تطبيق داده و اصلاحات لازم را در آن بعمل آورند. دوراني كه مديران ساختاري را براي سازمان طراحي مي نمودند و اين ساختار مدتها پاسخگوي نيازها بود سپري شده است و مديران امروز بايد دائماً در صدد اصلاح و بهبود سازمان و طراحي مجدد آن باشند. پويائي مديريت ايجاب مي كند تا سازماندهي در پي سازگاري سازمان با محيط متغير، تكنولوژي هاي جديد و ساير سازمانها استمرار داشته باشد و در اين راه كارآمدتر عمل كند. البته مستمر بودن كار سازماندهي به معناي آن نيست كه سازمان دائماً دستخوش دگرگونيهاي بنيادي است بلكه هر تغيير و اصلاحي در ساختار سازمان كه بر اثر دريافت بازخور از محيط هاي موثر بر سازمان حاصل مي شود گوياي اين واقعيت است كه سازمان را تغيير داده و آن را با محيط هماهنگ و سازگار ساخته ايم.