پروژه کارآفرینی طرح تآسیس سيستم كتابخانه

دسته بندي : کارآفرینی » خدماتی و آموزشی
پروژه کارآفريني طرح تآسيس سيستم كتابخانه در 17 صفحه ورد قابل ويرايش


سيستم كتابخانه:

كتابخانه فوق در سال1365 تاسيس گرديد و تا چندي پيش حوزه فعاليت آن محدود بود اما در ماه اخير به دليل تغيير مديريت و تمايل به افزايش فعاليت مشكلات زيادي به دليل همين گسترش فعاليت بوجود آمد و از طرفي چون سيستم دستي بوده زمان زيادي صرف فعاليتهاي عادي كاركنان شده است و از طرفي نياز به استخدام يك كارمند ديگر هست لذا رئيس كتابخانه بر آن شد تا بامكانيزه كردن سيستم نياز به استخدام كارمند جديد و ساير مشكلات را برطرف سازد.

كتابخانه فوق داراي 4 بخش كه عبارتند از:

1- بخش ثبت نام عضو

2- بخش ثبت كتابهاي جديد

3- بخش امانات

4- بخش نگهداري كتب

مي باشد و يك مدير بر كار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشكل از كارمندان بخش مي باشد.

علت مكانيزه كردن سيستم از حالت دستي به كامپيوتري:

1- نياز به استخدام نيرو جديد را برطرف سازد.

2- از خطاهاي كارمندان جلوگيري شود چون اين امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن كتب و نارضايتي عضوها مي‌شود.

3- هزينه هاي مالي وروحي ناشي از اين خطاها افزايش يافته

4- به علت گسترش سيستم فعاليت كتابخانه كارمندان افزايش يافته كه اين امر باعث افزايش هزينه ها اضافه كاري شده

5- زمان خدمات رساني به مشتركين (كه از حالا بجاي عضو آن را به كار خواهيم برد) افزايش يافته

از يك تحليل گر درخواست مي شود با بررسي هاي لازم امكان انتقال سيستم فوق را به يك سيستم مكانيزه بررسي نمايد.

تعريف مسئله:

رئيس كتابخانه از تحليل گر پياده سازي يك سيستم مكانيزه را نخواسته بلكه درمرحله اول از وي خواسته بررسي كند كه آيا اين امر شدني هست يا خير؟ براي مديريت مهم است كه آيا با مكانيزه شدن سيستم تاچه حدودي هزينه ها كاهش خواهد يافت ؟

رئيس كتابخانه با پيشنهاد اينك كل كار كتابخانه را كامپيوتر كنيم مواجه مي شود مديريت اين موضوع را با تحليل گر در ميان مي گذارد نه بعنوان راه حل بلكه يك بصورت يك پيشنهاد منطقي

با سپري شدن مراحل فوق سوال جديدي براي مديريت پيش مي آيد آيا با سرمايه گذاري دراين سيستم امكان خدمات دهي بهتر وسريعتر به مشتركين وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمايه اوليه وجود خواهد داشت يا خير؟

پس تاكنون تحليل گر با چند سوال اصلي و مهم مواجه شده كه براي ادامه كار نياز به پاسخگويي آنها مي باشد.

تحليل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاكيد مي كند كه مكانيزه كردن سيستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحليل گر مي ‌گوييد توليد سيستم مكانيزه تا حد زيادي باعث كاهش هزينه هاي جاري و افزايش خدمات دهي به مشتركين خواهد شد اما اگر باعث كاهش هزينه نگردد از استخدام نيرو جديد و از بين بردن زمان خدمات دهي قطعا جلوگيري خواهد كرد اگر اين امر تحقق يابد كاهش هزينه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را براي استخدام يك نيروي جديد در ماه چيزي حدود 150 هزار تومان در نظر بگيري.



24000000=30*1800000

درپايان 30 سال خدمت نيرو جديد




تومان 1800000 =12*150000

در ماه




هزينه هاي فوق بدون در نظر گرفتن تورم و افزايش حقوق مي‌باشد كه اگر





موارد ذكر شده را به آن بيفزايم رقم ما تقريبا 3 برابر خواهد شد كه اين امر خود مهم است.

امكان سنجي :

روشن كردن اهداف محدوده پروژه:

1- بايد يك مجموعه كامل از مصاحبه با كارمندان گردآوري شود.

2- چون كاربران سيستم كارمندان جزء خواهند بود يك نظر سنجي بايد انجام شود لذا به منظور ارائه نظريه هاي خوب به بهترين نظريه مبلغ 50 تومان پاداش از طرف رئيس پرداخت خواهد شد (اين هزينه مربوطه به هزينه امكان سنجي كه مبلغ 100 هزار تومان است نيست )

3- كارمندان بخشها يك تصوير واقعي از انچه هست را به تحليل گر نشان مي‌دهند.

هر كدام از بخشها مشكلات و نگرانيهاي و فعاليتهاي اداري كه در طول روز انجام مي دهند را به تحليل گر ارائه مي‌دهند.

(به دليل شباهت بخش امانات وثبت نام عضوجديد اين دورا با هم در نظر مي گيريم وشباهت بخش ثبت كتب جديد ونگهداري كتب اين دو را هم با هم در نظر مي گيريم)

1-1: مشكلات و نگراني بخش امانات وثبت نام عضو:

اين بخش اظهار مي‌دارد به دليل سنگيني كار و اشتباهات شخصي ثبت درخواست مشتريان به درستي انجام نگرفته و از طرفي برگشت كتبي كه در امانت بوده اند به درستي صورت نمي گيرد وهمچين بعضي از اعضا هميشه كتب خود را با تاخير برگشت ميدهند كه با سيستم دستي نمي توان آنها را به طور كامل مشخص كرد كه اين امر باعث كاهش مراجعين گرديده است وثبت نام مشتركين جديد با تاخير انجام مي شود كه اين امر با كاهش مراجعين به كتابخانه شده است . وچون در لحظه امانت سالم وناسالم بودن صحافي كتاب ثبت نمي شود كه اين امر باعث به وجود آمدن هزينه معادل:





144000 =12*12000

به تومان









پس تاكنون مشكلات بخش امانت وثبت نام عضو مشخص شدند.

2-1: مشكلات و نگراني بخش ثبت كتاب جديدوبخش نگهداري كتب:

بعلات ورود مجلات و كتب بسيار ثبت آنها در سيستم بسيار طولاني و وقت گير مي شود در نتيجه اين موارد ديرتر در اختيار مشتركين قرار مي گيردو از طرفي ثبت دستي آنها بسيار وقت گير بوده ونياز به اضافه كاري كارمندان آن بخش مي باشد.

لذا تحليل گر حتما بايد مسئله فوق را حل نمايد.

4- مشخص كردن افرادي كه با سيستم هر روز كار مي كند. (كارمندان هر بخش كه بدليل اينك پروژه هر چه سريعتر به اتمام برسد از هر بخش 1كارمندان معرفي مي كند كه اين يك كارمندان به طور كامل بر جزئيات كار اشراف دارند پس از مصاحبه ها تحليل گر با اين دو مشخص خواهد شد.

پس از اتمام فعاليتهاي انجام شده طي يك جلسه با رئيس كتابخانه بر ميزان اين كه هزينه پروژه 4 ميليون تومان است بحث مي شود.

و سرانجام ديگر وقت آن رسيد كه تحليل سيستم مذكور تا حدي آشنا گردد براي اين امور نياز به انجام دادن مقداري تكليف خانگي و مقداري كاركردن در داخل بخشها مي باشد تكليف خانگي تحليل گر آشنايي مختصري با بخش امانات وثبت كتب است كه جهت آشنايي با آنها مي‌تواند از نشريات و منابع اينترنتي و مصاحبه با كارمندان استفاده نمايد.

مطالعه سيستم موجود :

اولين قدم مصاحبه با افراد كليدي كتابخانه است.

مصاحبه‌هاي اوليه با 2 كارمندان جزء از هر بخش مي باشد

الف) بخش امانات و ثبت نام عضو جديد:

صرفه جويي حاصل:

1- كاهش اضافه كاري كارمندان

طراحي شبكه و طراحي نرم افزارهاي آن حدودا 2 ماه به زمان اصلي پروژه خواهد افزود.

با ارائه ليست هزينه‌ها و افزايش زمانبندي پروژه گزارش به مديريت ارسال گرديد كه مديريت با توجه به صرفه جويي و بازگشت سرمايه با آن موافقت نموده است.

توصيه تحليل گر:

استفاده از سايت اينترنتي براي دسترسي آسان مشتركين همراه با طراحي نرم افزار

از اين قسمت فقط بايد يك كامپيوتر ديگر خريداري شود+ هزينه طراحي سايت+ هزينه هاي سرويس دهي اينترنتي اما چون اين كار را مي‌توان پس از پايان پروژه اصلي انجام داد هيچگونه خلالي به زمان بندي پروژه دارد نخواهد كردعملا در اين بخش صرفه جويي رخ نخواهد داد اما چون باعث سرعت در امر خدمات رساني خواهد شد اين مبلغ با توجه به استراتژي سوم و اضافه كردن آن به قسمت سوم بازگشت سرمايه را به مدت 6 ماه به تعويق مي اندازد.

با ارائه اين پيشنهاد به مديريت بخاطر وجهه اجتماعي و اقتصادي كتابخانه آن را قبول و هزينه لازم را تامين كرده است.

در تاريخ 13/9/83 گزارش از تمام سندات و هزينه ها و صرفه جوييها به همراه پيشنهادات كه در يك گزارش 10 صفحه بود به مديريت ارسال شد در اين زمان رئيس با اعلام و صحت به كار تحليل گر دبه بررسي گزارش پرداخت كه در تاريخ 15/10/83 به اعلام رضايت از كار تحليل گر به حسابداري كتابخانه دستور داد كه از با توجه به قيمت ها كه تحليل گر انجام داده با ارائه فاكتور از جانب وي نسبت به پرداخت هزينه اقدام نمايد.

با توجه به طراحي كامل DFD توضيح ساير قسمت ها (طراحي برنامه ، طراحي تفضيلي،‌تجزيه وظيفه اي و طراحي فايل) در داخل DFD لحاظ شده است.